Cum administrezi imprimantele cand firma are birouri in mai multe orase

O firma cu un singur sediu are o problema simpla de rezolvat: un aparat, un furnizor, o factura. Lucrurile se complica atunci cand apare al doilea birou, apoi al treilea. Fiecare cu echipamentul lui, cumparat in alt an, de la alt distribuitor, cu alt tip de toner si cu alt service care raspunde cand are timp. Nu e o situatie rara. Firmele care cresc ajung aproape intotdeauna aici, iar administrarea echipamentelor de printare devine, pe nesimtite, una dintre cheltuielile pe care nimeni nu le controleaza cu adevarat.

Unde se pierde controlul

Primul semn e ca nimeni nu stie exact cat costa printul in firma. Fiecare punct de lucru isi cumpara consumabile separat, facturile intra pe cheltuieli diverse, iar la sfarsitul anului suma totala surprinde pe toata lumea.

Al doilea semn e diversitatea echipamentelor. Aparate de marci diferite inseamna consumabile diferite, care nu se pot muta dintr-un birou in altul, si proceduri diferite pentru fiecare. Ce ai in plus la Brasov nu ajuta cu nimic biroul din Bucuresti.

Al treilea, si cel mai costisitor, e service-ul. Cand fiecare sediu are propriul furnizor local, calitatea si viteza raspunsului variaza. Un birou asteapta doua ore, altul doua zile, iar diferenta se vede direct in activitate.

Ce se schimba cu un singur furnizor

Solutia pe care o adopta majoritatea firmelor multi-sediu este consolidarea: acelasi tip de echipamente in toate punctele de lucru, acelasi contract, aceeasi factura.

Avantajul imediat e vizibilitatea. Firma stie exact cat plateste lunar pentru print, indiferent cate birouri are. Costul devine o linie previzibila in buget, nu o suma care se aduna din facturi mici, raspandite pe tot anul.

Al doilea avantaj e uniformitatea. Aceleasi consumabile pentru toate sediile, aceleasi proceduri, acelasi nivel de service. Un angajat mutat temporar in alt birou gaseste acelasi tip de aparat si stie sa il foloseasca.

Al treilea tine de volum. Un contract care acopera mai multe puncte de lucru se negociaza mai bine decat trei contracte separate, iar volumul total conteaza in stabilirea costului pe pagina.

Acoperirea, criteriul care se verifica primul

Aici apare intrebarea practica: cine ajunge efectiv la fiecare birou si in cat timp? Un furnizor care lucreaza izolat, fara acces la o retea de service, va avea intotdeauna zone unde raspunde greu.

De aceea conteaza mai putin numarul de sedii proprii ale furnizorului si mai mult structura din spatele lui. Un partener autorizat al unui producator major lucreaza in cadrul retelei nationale de service a marcii respective, ceea ce inseamna piese standardizate, tehnicieni certificati si proceduri identice, indiferent de oras. Un contract cu un furnizor independent, cu un singur atelier, depinde de disponibilitatea acelui atelier.

Inainte de a semna, merita verificat cat de repede se ajunge la fiecare punct de lucru si ce se intampla daca echipamentul nu poate fi reparat pe loc. Timpul de interventie difera in functie de localitate si se situeaza, in mod rezonabil, intre 2 si 8 ore, iar un contract serios prevede si inlocuirea aparatului in cel mult 48 de ore atunci cand reparatia nu e posibila imediat.

Pentru firmele cu sediul central in Capitala si puncte de lucru in tara, criteriul se aplica in ambele sensuri. Cei care cauta inchiriere imprimante Bucuresti pentru sediul principal au nevoie sa stie ca acelasi contract acopera si celelalte birouri, nu doar pe cel din oras.

Cum se dimensioneaza corect

O greseala frecventa la firmele multi-sediu e sa puna acelasi aparat peste tot. Birourile nu au acelasi volum, iar un echipament supradimensionat intr-un punct cu activitate redusa inseamna bani blocati degeaba, la fel cum unul subdimensionat intr-un sediu aglomerat se uzeaza prematur.

Dimensionarea se face pe volumul real al fiecarui birou, masurat, nu estimat. Punctele cu activitate intensa au nevoie de echipamente construite pentru volume mari, cu cost pe pagina mai mic la tiraj. Cele cu activitate ocazionala functioneaza bine cu aparate mai simple. Contractul poate cuprinde configuratii diferite, adaptate fiecarui sediu.

Cand nu merita consolidarea

Daca firma are doua birouri mici, care tiparesc impreuna cateva sute de pagini pe luna, structura unui contract nu isi justifica utilitatea. La volume reduse, echipamente cumparate acopera nevoia mai simplu.

La fel, daca sediile au fost echipate recent si aparatele sunt in garantie, momentul potrivit pentru reorganizare vine cand acestea se apropie de sfarsitul ciclului de viata.

Concluzia

Administrarea echipamentelor de printare intr-o firma cu mai multe sedii nu e o problema tehnica, ci una de organizare. Cand fiecare birou isi rezolva singur nevoile, costul total scapa de sub control si nimeni nu observa pana la bilant.

Copier Service lucreaza in acest model de peste 15 ani, ca partener autorizat Konica Minolta, cu peste 380 de clienti activi si peste 650 de echipamente aflate in administrare la nivel national. Service-ul este asigurat de Copier Service sau prin reteaua nationala de parteneri Konica Minolta. Contractele se adreseaza exclusiv persoanelor juridice, firme, institutii publice si organizatii neguvernamentale.

P

Acest material este proprietatea site-ului Mytex.ro si poate fi preluat pe site-ul dvs doar cu citarea sursei prin afisarea linkului catre articolul din site-ul mytex.